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Il ruolo di event planner è prima di tutto quello di problem solver, è una persona che:

• ha la responsabilità della buona riuscita dell’evento o attività,
• conosce le dinamiche, le priorità e gli step da seguire per organizzare un evento di successo,
• ha una rete di fornitori che gli permette di rispondere ad richiesta e imprevisto,
• gestisce il timing per dare un giusto ritmo all’evento,
• propone location originali ed in linea con le richieste,
• anticipa le necessità dei fornitori e ne diventa il referente,
• sa interpretare le esigenze dei clienti e rassicurarli in ogni fase,
• mantiene il controllo anche nelle situazioni più stressanti.

Un event planner quindi é un professionista con una formazione trasversale, che abbraccia nozioni tecniche, creative, logistiche e comunicative per permettergli di interagire con i vari fornitori e consigliare le soluzioni più appropriate alle richieste dei propri clienti.
Grazie alla sua esperienze é in grado di prevedere gli imprevisti e sa gestire le richieste dei clienti offrendo alternative in linea con il budget e le condizioni di esecuzione. Un esperto event planner sa orchestrare perfettamente tutte le parti coinvolte nella produzione di un evento, per lasciare un ricordo memorabile in tutti i partecipanti, senza far gravare lo stress sugli organizzatori.

La differenza tra un event planner, un party planner e un wedding planner si deve ricercare nella specializzazione e nella tipologia di attività che organizzano. Tutte queste figure professionali sono responsabili dell’organizzazione di eventi, se pur con format, dinamiche, caratteristiche e pubblici diversi.

• Un event planner cura produzioni complesse e strutturate che coinvolgono grandi numeri di interlocutori (siano essi fornitori, partner o pubblico) tra cui eventi aziendali, congressuali, conferenze, mostre e grandi eventi pubblici e privati.  Gli event planner hanno spesso come interlocutori dirigenti, manager o clienti privati internazionali. L’organizzazione richiede una pianificazione di medio-lungo termine.
• Un party planner é un organizzatore di feste, una persona con un grande senso estetico, spirito artistico, e grande attenzione all’arte del ricevere. Il ruolo del party planner é principalmente legato alla pianificazione di feste di compleanno, feste private, inaugurazioni e allestimenti per occasioni importanti e ricevimenti sia a casa che presso location esterne, showroom, hotel e negozi. In questo caso c’é un unico interlocutore (l’organizzatore) e la pianificazione é di medio-breve termine.
• Un wedding planner ha la responsabilità di curare l’organizzazione di matrimoni di coppie di sposi che possono risiedere sul territorio nazionale o all’ estero, gestendo l’allestimento, la pianificazione e il coordinamento del loro grande giorno. Quando l’organizzazione del matrimonio prevede la scelta di una location lontana dal proprio domicilio si parla di destination wedding. L’ organizzazione del matrimonio normalmente prevede pochi interlocutori (gli sposi) e richiede una pianificazione di medio-lungo periodo (i fornitori del mondo wedding normalmente hanno un agenda di prenotazioni che richiede un anticipo 8/12 mesi).

In generale, un planner può organizzare l’intero l’evento, dal concept creativo all’esecuzione, o essere incaricato dal cliente per seguire il solo coordinamento della giornata. The Italian Planners hanno saputo far convergere tutte queste figure in un’unica soluzione, pensata per rispondere alle esigenze dei clienti più esigenti che voglio organizzare un evento speciale in Italia godendo di un servizio di assistenza completo, sia per quel che riguarda la parte di organizzazione e pianificazione, che per le esperienze territoriali pensate per intrattenere al meglio i vostri ospiti.

Il concetto del destination wedding è nato negli Stati Uniti e sta diventando sempre più popolare anche in Italia.

In genere si parla di destination wedding quando la coppia di sposi sceglie di celebrare le nozze lontano dalla propria residenza, invitando le persone care, gli amici e la famiglia a trascorre assieme un weekend in una location speciale in occasione del matrimonio. Normalmente il destination weekend dura almeno tre giorni ed include:

• un welcome party, ossia la festa di benvenuto, dove gli ospiti hanno modo di conoscersi e familiarizzare,
• il wedding day tradizionale con cerimonia (religiosa, civile o simbolica) e a seguire il ricevimento,
• il day after, un giornata rilassata dopo il matrimonio quando generalmente si organizza un brunch o una festa in piscina.

Tante sono le destinazioni scelte dagli sposi stranieri che vengono in Italia per sposarsi. C’è chi preferisce l’eleganza delle ville sul Lago di Como, chi cerca l’autenticità delle masserie pugliesi, chi la semplicità naturalistica della campagna toscana, chi il calore della Costiera Amalfitana e le bianche spiagge della Sardegna.

È molto difficile dire quali siano le migliori location per matrimoni ed eventi in Italia.
Il nostro territorio infatti offre la possibilità di avere accesso a ville, casali, masserie, castelli e borghi per soddisfare anche le richieste degli sposi più esigenti. La prima cosa da capire per poter scegliere la location più in linea con le vostre esigenze é definire:

• il mood del vostro matrimonio o evento,
• il periodo,
• il numero di ospiti,
• budget,
• i requisiti essenziali ricercati (piano b, possibile pernottamento, catering interno)
• logistica per definire accesso ad aeroporti, stazioni e autostrade.

Molti dei nostri clienti cercano ville, spazi creativi e location originali per i propri eventi. Grazie alla nostra rete di connessione con i proprietari di strutture di pregio in tutta Italia, possiamo indicarvi una selezione di luoghi poco noti al grande pubblico.
Se cercate l’intimità di una residenza storica dove poter celebrare un matrimonio, festeggiare un importante compleanno con i vostri ospiti, o organizzare un meeting con il vostro team, noi di The Italian Planners vi offriamo un servizio completo, dalla ricerca della struttura alla gestione dell’intero evento.

Se non sapere orientarvi tra l’ampia scelta disponibile il nostro team è a disposizione per una consulenza gratuita, vi consiglieremo i territori che più si adattano alle vostre esigenze in termini di stile, ambientazione ed esperienza.
Da Venezia alla Costiera Amalfitana, da Firenze a Palermo, organizziamo matrimoni, eventi ed esperienze uniche e personalizzate, come le avete sempre sognate. Contattateci e fateci sapere quali sono i vostri desideri, noi ci occuperemo del resto.

Il costo di un event planner dipende dai servizi richiesti e dalla complessità del progetto.
A seconda della complessità dell’evento, del numero degli ospiti, degli obiettivi e dello staff necessario verranno elaborate delle proposte suddivise in moduli, che potranno essere elaborati secondo un ordine cronologico suggerito dall’agenzia o a seconda delle necessità dei clienti. Normalmente lavoriamo per step.
Chi ci sceglie sa che ci teniamo alla trasparenza e all’inizio della collaborazione elaboriamo una proposta di consulenza ad hoc che prevede una fee d’agenzia per l’impegno richiesto.
Il cachet del planner si riferisce alla consulenza e alla gestione dell’evento e non include i servizi dei fornitori, a meno che non specificato in fase di contratto, i quali verranno pagati direttamente dai clienti.

In un mondo sempre più connesso e digitale, la customer experience (CX) è elemento cardine per il successo delle imprese che pone le basi nello studio della relazione tra il cliente e il brand.
Partendo infatti dai bisogni del cliente, la customer experience rappresenta la somma delle esperienze ed emozioni che il cliente vive nella sua interazione con un brand lungo tutte le fasi del suo percorso di relazione.
Per le aziende del settore lusso che producono prodotti esclusivi o servizi su misura è fondamentale stringere un rapporto con la propria clientela e costruire un rapporto di fiducia con i proprio top clients, che vada oltre la transazione.
Per tale scopo The Italian Planners affianca brand e imprese retail nella pianificazione di tecniche di clienteling, suggerendo azioni di customer delight finalizzate a creare wow moments durante l’intera customer journey per generare passaparola positivo e migliorare il NPS (Net Promoter Score).